قواعد نگارش ایمیل برای اخذ پذیرش تحصیلی

داوطلب ادامه تحصیل در خارج از کشور هستید؟ نمی‌دانید چگونه و از چه روشی برای مکاتبه با اساتید استفاده کنید؟ آشنایی با نحوه‌ی ایمیل زدن با استاد جهت پذیرش باعث می‌شود شانس شما برای اخذ پذیرش تحصیلی افزایش یابد و یکی از مراحل اخذ پذیرش تحصیلی به شمار می‌رود. یکی از بهترین روش‌ها برای ایجاد ارتباط با اساتید بین‌المللی و خارجی ارسال ایمیل است. برای این که بتوانید در یکی از دانشگاه‌های خارج از کشور ادامه تحصیل دهید باید پروپوزال خود را به یکی از اساتید ارائه داده و نظر او را برای ادامه همکاری با خود جلب کنید. نوشتن ایمیل یک روش ساده و سریع برای ارسال درخواست‌ها خواهد بود ولی باید به آداب و نکاتی توجه نمود تا پذیرش شما برای ادامه تحصیل با موافقت استاد رو به رو شود. در این مطلب از وب سایت فدرال به بررسی قواعد نگارش ایمیل برای اخذ پذیرش تحصیلی خواهیم پرداخت. جهت ارسال بهترین و مناسب‌ترین ایمیل با ما تا انتهای مطلب همراه باشید. 

ایمیل زدن در مراحل اخذ پذیرش تحصیلی را چه زمانی و از کجا شروع کنیم؟

برای شروع مکاتبه با استاد بهتر است برخی نکات را بدانید تا به درستی به هدف خود نزدیک شوید. ممکن است در ابتدا به نظر برسد ایمیل اول چندان اهمیتی ندارد، اما به اندازه‌ای این ایمیل اهمیت دارد که اگر به درستی انجام و ارسال نشود هیچگونه ارتباطی بین شما و استاد برقرار نخواهد شد و شما پذیرش تحصیلی در کشور مقصد را از دست می‌دهید. در مورد استاد تحقیق کنید از زمینه‌های تحقیقاتی، مقالات اخیر و علایق او مطلع شوید. همچنین زمان ارسال ایمیل به استاد را درست انتخاب کنید. ارسال ایمیل در روزهای تعطیل و آخر وقت اداری کشور و یا در ساعت‌های آخر شب کشور مقصد کار چندان درستی نیست. برای اطلاع از زمان هر شهر و کشور از انواع نرم‌افزار‌ها می‌توانید استفاده کنید.

مراحل اخذ پذیرش تحصیلی از طریق ارسال ایمیل

سعی کنید ایمیل را طوری بنویسید تا توجه استاد را در نگاه اول جلب کند. با توجه به حجم بالای تعداد ایمیل‌ها باید ایمیل شما متفاوت و خاص باشد تا توجه یک استاد باتجربه را جلب کرده و او را ترغیب کند تا ایمیل شما را باز کند. ایمیل اول به منزله cover letterr است، یعنی انگیزشی، این ایمیل باید مشخص کند چرا شما دانشجوی مناسبی برای همکاری با استاد هستید. در این راه باید به نکاتی دقت کنید که ممکن است در ابتدا ساده و آسان به نظر برسند اما در نتیجه و رسیدن به هدف شما را یاری می‌کنند.

•    موضوع ایمیل :

Subject باید به دقت انتخاب شود تا نظر استاد را به خود جلب کند. از موضوعات خاص و در حیطه‌ی تحقیقاتی استاد انتخاب کنید. بنابراین قبل از ارسال ایمیل باید استاد را به خوبی شناسایی کنید، صفحه‌‌ی شخصی استاد را کاملا مطالعه کرده، مقالات او را بررسی کنید. در صورتی که این مرحله را به درستی انجام دهید، استاد ترغیب می‌شود ایمیل شما را باز کند.

•    متن ایمیل : 

با باز کردن ایمیل شما توسط استاد، شما فرصتی برای ابراز وجود و خودنمایی خواهید داشت. باید استاد را به خودتان علاقه‌مند کنید، در این راه سعی کنید متن ایمیل را طوری تنظیم کنید که استاد ترغیب به همکاری با شما شود، در صورت خوش شانس بودن ممکن است به شما پاسخ دهد. دقت کنید متن شما هیچ گونه غلط املایی و نگارشی نداشته باشد و هرگز از اصطلاحات و کلمات مخفف استفاده نکنید. فاصله بین خطوط، نوع قلم متن، قالب‌بندی و پاراگراف‌بندی مناسبی را انتخاب کنید.

•    مقدمه ایمیل : 

به طور واضح از خواسته خود، وضعیت و هدف خود صحبت کنید. نحوه آشنایی برای اساتید بسیار مهم هستند، اگر از طریق مقاله با او آشنا شدید حتما ذکر کنید و حتی می‌توانید درباره‌ی خود مقاله و نکات آن مطالبی را بیان کنید و یا اگر از طریق استاد دیگری با او آشنا شدید، بگویید. در این بخش زمینه‌ی تحقیقاتی استاد و زمینه‌ی مورد علاقه خودتان را مختصر شرح دهید.

•    بدنه‌ی ایمیل: 

در این بخش باید اشتیاق خود به زمینه‌ی تحقیق و استاد را بیان کنید. سرسختی و کوشا بودن خود را به استاد نشان دهید تا بتواند روی شما حساب باز کند. بهتر است نقاط قوت خود را بگویید و همه‌ی رزومه خود را شرح ندهید و فایل آن را به ایمیل پیوست کنید. ارسال رزومه را با روش لینک خارجی اصلا انجام ندهید. در این قسمت مقالاتی که چاپ کردید، مقالاتی که در حال داوری هستند، خلاقیت‌ها و دست آوردهای خود را بیان کنید. در مورد بورسیه در این ایمیل صحبتی نکنید، زیرا امتیاز مثبتی برای شما نخواهد داشت. در صورت نیاز به اخذ بورسیه، موضوع را در ایمیل‌های بعدی اشاره کنید.

•    جمع‌بندی ایمیل: 

در این قسمت دوباره از توانایی‌های خود بگویید. این که چرا گزینه‌‌ی مناسبی برای همکاری هستید. همچنین درخواست مصاحبه آنلاین گزینه‌‌ی مناسبی در این بخش است و تاثیر روانی مثبتی روی استاد و نظر او می‌گذارد. در صورت داشتن ایده در خصوص زمینه تحقیقاتی آن را بیان کنید و این امر برای استاد بسیار جذاب است که شما درگیر موضوع شده‌اید.

•    پاسخ ایمیل: 

در برخی اوقات پاسخ ندادن استاد دلیلی غیر علمی دارد، مشغله‌ی کاری زیاد باعث می‌شود استاد فرصت لازم جهت پاسخ دادن به ما را نداشته باشد، به همین دلیل با یادآوری به موقع ممکن است پاسخ را دریافت کنید. در وقت مناسب با ارسال ایمیل مجدد، موضوع را به استاد یادآوری کنید.

جمع بندی : 

با بیان مطالب فوق متوجه شده‌ایم که اولین کار در دریافت بورسیه و مراحل اخذ پذیرش تحصیلی این است که بتوانید با یکی از اساتید خارج از کشور ارتباط برقرار کنید، و نحوه‌ی ارتباط برقرار کردن به وسیله‌ی ایمیل است. در مرحله اول باید رضایت استاد را جلب کنید تا راحت‌تر و سریع‌تر کارهای مربوط به پذیرش خود را انجام دهید. شما باید نهایت تلاش خود را بکنید تا یک ایمیل مناسب و اصولی را ارسال کنید. امیدواریم آشنایی با نکات اشاره شده در این مطلب برای پذیرش به شما کمک کند و احتمال موفقیت شما را برای اخذ پذیرش تحصیلی افزایش دهد. در صورت داشتن هر گونه سوال در خصوص نحوه ایمیل زدن، ترجمه رسمی اسناد و مدارک و .. می‌توانید آن را با ما در میان گذاشته و از راهنمایی‌های مشاوران وب سایت فدرال بهره ببرید. همچنین در صورت داشتن تجربه‌ای در خصوص اخذ پذیرش تحصیلی در قسمت نظرات آن را برای ما ارسال کنید.